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科学管理篇 | 因时制宜,因地制宜

在电脑制造厂担任财务主管的老朋友查理,有一次打电话来找我帮忙:他奉命为该部门编列一套出差交际准则,想知道我对内容有什么看法。

科学管理篇 | 因时制宜,因地制宜(图1)

经他这么一问,我心中开始浮现一串待解决的问题。例如,吃顿饭该花多少钱?该租什么样的车?住几星级的旅馆?这些问题可以让我的清单又臭又长。

科学管理篇 | 因时制宜,因地制宜(图2)

而查理自己也想了一些问题。譬如说,出差的员工可不可以在外面过周末?(如果可以,吃住由谁付?)该不该把饮料钱算在支出里?听起来,查理的单子可以列得跟我一样长。

我们原有一套公司准则,但是我恐怕它们太笼统了,派不上用场。这里面提到的尽量搭乘经济舱、超过25美元的开销才能缴收据之类的事,并不足以应付大多数人的问题。欢迎关注(天行健管理咨询专业做精益六西格玛管理培训咨询与项目辅导服务)

科学管理篇 | 因时制宜,因地制宜(图3)

突然间,我想到了所有问题的答案。它不能在任何公司手册里找到,但 却是存在已久的不成文规定:出门在外时,生活方式要像在家一样。如果你一向吃比萨饼和汉堡包,出差时请你也这么做,如果你一向在比较高级的餐厅用餐,在外时不妨也去光顾。

科学管理篇 | 因时制宜,因地制宜(图4)

这个原则适用于所有项目。如果你平常开的是高级车,就租一辆高级车来开;如果你度假时住的都是一流饭店,出差时也请你这么做;如果你晚上习惯喝一杯,你当然也可以把这个开销记在出差交际单上。

但是有一些特殊情形例外,因为我们总要考虑到方便和效率。譬如说, 当你开车和生意上的伙伴外出时,就应该租用一部中型至豪华型的四门轿车

(即使你在家开迷你车),因为这样对你的乘客比较舒适方便。总而言之,基本原则是不变的:根据你的日常生活习惯做判断。常理是最好的判断标准。

科学管理篇 | 因时制宜,因地制宜(图5)

故事启示录

●自制是最好的控制方式。如果你用常理来判断开销得当与否,就不需要浪费管理阶层的时间去苦苦制定或维护一套支出准则了。自从员工知道公司期望他们在出差时也保持原有的生活方式以后,我们就几乎再也没有过出差交际费方面的麻烦。

●钻漏洞并不难。这也是为什么不需要制定一套详细手册的原因。员工如果看那个手册不顺眼或觉得它不合理,他们就有办法钻它的漏洞。譬如说, 你规定一顿午餐最多不能超过10美元,但是员工花了15美元,他可能就把多出的5美元算在计程车资里。但是如果你相信员工会自爱,管理就会变得有效率得多。因为员工会为你好好的工作,而不会把精神花在钻漏洞上。

●你马上找得到你的出差交际手册吗?就算员工必须靠出差交际手册来决定一切,恐怕也不容易,因为他们不会将手册时时带在身边。(譬如说, 你想知道公司会不会替你付旅馆房间的电影费,却发现把手册忘在公司桌上了。)如果公司的政策是“做你在家会做的事”,你就能当机立断。(譬如说,你在家看卫星电视吗?)

●为了维护公司形象,还是要设一些准则。即使员工每晚在家都吃汉堡包,我们也不能要他们招待客户到速食店去。同理,我们也不会要员工开一辆从“二手车租车公司”租来的车到客户的办公室去。

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