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办公室5S管理,一个职场人的自我修养

工作中,你是否遇到过这样的情况?


○ 急要用的东西,却怎么也找不到;

○ 办公桌上一堆文件,让人无从下手,不知道哪些应该先完成;

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○ 制定好的计划,工作一忙就搁浅很久;

○ 脏乱的办公环境,影响了一天的工作心情……

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有研究说,办公室越乱,工作效率越高;可事实上,办公室越乱,工作往往一团糟,工作效率大打折扣。


之所以会这样,往往是因为你总是对很多东西过于“依依不舍”。提升一个职场人的自我修养,就必须学会办公室的“断舍离”,实行办公室5S管理法。
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整理前
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整理后



5S管理法起源于日本,它能够帮助你摆脱工作中的“垃圾堆”,也能“断”去内心的杂乱,拒绝不必要的诱惑和干扰。


1.整理Seiri:将空间腾出来活用



有人说,保持高质量生活的窍门就是经常扔东西,这个道理同样适用工作。

办公桌上要区分要与不要的东西,只摆放必须的物品,比如电脑、电话、文件夹等;非必需品过一段时间彻底清理一次,这样混乱无序的状态立马就会变得井然有序。

一个大概的判定原则是,未来30天内用不着的东西,都可以移出办公区域。

2.整顿Seiton:不浪费时间找东西




整顿时,要的东西按规定摆放整齐,明确数量,明确标示,即实现"三定"原则:定名、定量、定位。


摆放在桌面上的必需品,按照左右手取物习惯进行摆放,办公需要时就可以快速、便捷地找到,避免再次翻箱倒柜寻找而浪费时间。


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3.清扫Seiso:保持办公区干净明亮




要定期清除办公区域的灰尘、污垢,特别是一些死角位置,并防止油、水等污染的发生。

通过清扫,让办公区域保持干净、清爽,进而产生良好的工作情绪。

4.清洁Seiketsu:制度化维持成果




清洁,是将“整理、整顿、清扫”的做法制度化、规范化,维持产生的成果。

唯有坚持执行,才可消除发生安全事故的根源,真正创造一个良好的工作环境,让自己愉快地工作。

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5.素养Shitsuke:提升人的品质




如果坚持前4S的好习惯,我们将在无形中成为对任何工作都认真的人,从而也提升了职场修养。

同样的,杜绝不好的行为习惯,自然也就摆脱了杂乱琐事的烦恼。

纳通总部大楼依规实行5S管理,成立5S小组检查督导,以下为部分规范标准,供大家参考操作。

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办公区域标准


1. 公共区域




○ 言谈举止文明有礼,待人热情大方,不大声喧哗。

○ 不随地吐痰,不乱丢纸屑,不乱倒茶叶渣,不在楼内吸烟,保持室内外的清洁卫生。

2. 办公桌




○ 随时整理桌面,自觉扔掉废弃物垃圾。

○ 将正在使用的或经常使用的文件资料,进行分类标记收纳,整齐放于文件栏中,做到需要的文件资料能快速找到;将不经常使用的文件资料进行分类编号存放于文件柜中,每天下班后恢复整齐。

○ 办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、票据、电话、水杯等物品,放置整齐有序,每天下班后应恢复整齐。

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○ 电器线路走向规范、美观,各类电线摆放不凌乱。

○ 柜顶、沙发、办公椅上、办公桌下面禁止摆放任何物品;办公桌挡板、办公椅上禁止贴挂任何物品。

○ 办公区内禁止放置任何个人服装、箱包、鞋子等生活物品,以上均纳入更衣室。

3. 文件柜




文件柜内物品由左至右,由上至下分类摆放。最常用的资料放在上层,一般常用的资料放在中层,不常用的资料放在下层,并分区摆放。


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更衣室标准


1. 室内的标准




○ 员工不得在更衣室内睡觉、吸烟、喝酒、聊天、娱乐等,应爱护更衣室设施,不许在室内乱写乱画、随意张贴等。

○ 员工应自觉维护室内卫生,更衣时不得随意吐痰,乱丢纸屑杂物及其他食品杂物,不得随意摆放杂物。

○ 更衣室内除清扫用具及更衣用凳外,一律不准摆放其他物品、物件、工具等。


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2. 更衣柜的标准




○ 员工衣物、鞋子、背包等所有服饰物品,需放入更衣柜内,不得摆放在外。

○ 更衣柜内只许存放服饰类物品,不得摆放工具、食品、危险品、动物、花草、易燃易爆物品等。

○ 更衣柜内请勿存放贵重物品、大额钱款和有价证券。

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在后期管理中,集团5S小组将按照5S管理检查各办公区域。希望大家关注办公区域整洁问题,通过自我整理和整顿,营造整洁、舒适、明亮的工作环境,在潜移默化中改善个人的职业状态,提高工作效能。



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